Ön Muhasebe mi ERP mi? İşletmeniz İçin Doğru Kararı Vermenin Yolu

“Bize ön muhasebe mi yeter, yoksa ERP’ye mi geçmeliyiz?” Bu soruyu İstanbul’da haftada birkaç kez duyuyoruz. Cevabı ciroyla ya da personel sayısıyla ilgili değil; işletmenizde bilginin kaç yerde tutulduğuyla ilgili.

Aşağıda ikisi arasındaki gerçek farkı, geçiş zamanının geldiğini gösteren somut belirtileri ve karar verirken kendinize sormanız gereken soruları topladık.

Ön muhasebe ne yapar, ne yapmaz?

Ön muhasebe, paranın ve malın günlük hareketini takip eder. Kim ne aldı, kime ne kadar borcumuz var, kasada ne var, depoda kaç adet kaldı. Cari hesap, stok, fatura, kasa, banka ve çek-senet modülleri bu işin çekirdeğidir.

Ön muhasebenin yapmadığı şey ise bilanço, yevmiye defteri ve beyanname üretmektir. Onlar genel muhasebenin işidir ve genellikle mali müşaviriniz tarafından yürütülür.

ERP ne ekliyor?

ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması), ön muhasebeyi de içine alan ama orada durmayan bir yapıdır. Temel farkı şudur: ön muhasebe olan biteni kaydeder, ERP süreçleri birbirine bağlar.

Geçiş zamanının geldiğini gösteren 7 belirti

Aşağıdakilerden üç ve fazlası size tanıdık geliyorsa, ön muhasebe işletmenizi taşımakta zorlanıyor demektir.

1. Aynı bilgiyi iki yere giriyorsunuz. Sipariş Excel’de, fatura programda. Biri güncellendiğinde diğeri unutuluyor.
2. Stok sayımı her seferinde tutmuyor. Programdaki miktarla depodaki miktar arasında sürekli fark var ve farkın nereden geldiği bulunamıyor.
3. “Bu ürünü satarken kâr ediyor muyuz?” sorusuna hemen cevap veremiyorsunuz. Maliyet, navlun, iskonto ve vade farkı hesaba katıldığında tablo değişiyor ama bu hesabı kimse tam yapamıyor.
4. Şubeler birbirinin stoğunu görmüyor. Bir şubede biten ürün diğerinde raf ömrünü dolduruyor.
5. Onay süreçleri sözlü işliyor. İskonto yetkisi, satın alma onayı, fiyat değişikliği kişilerin insafına kalmış durumda.
6. Ay sonu kapanışı günler sürüyor. Mali müşavire gönderilecek veriyi hazırlamak başlı başına bir iş hâline gelmiş.
7. Kilit personel izne çıkınca iş duruyor. Bilgi programda değil, o kişinin kafasında.

Modüler yapı: her şeyi baştan almak zorunda değilsiniz

ERP denince akla toptan bir dönüşüm ve büyük bütçe geliyor. Oysa AKINSOFT Wolvox ERP modüler bir yapıya sahiptir; bugün ihtiyacınız olan modüllerle başlar, işletmeniz büyüdükçe eklersiniz.

Pratikte en çok tercih edilen başlangıç paketi şudur: cari, stok, fatura, kasa, banka ve sipariş. Buna sektörünüze göre restoran, otel, servis veya hızlı satış modülü eklenir. İnsan kaynakları, üretim ve CRM sonradan devreye alınabilir.

Karar vermeden önce sorulacak 5 soru

1. Bugün hangi bilgiyi Excel’de tutuyorsunuz? Excel’de tuttuğunuz her tablo, programın kapatamadığı bir boşluktur. Listeyi yazın; ERP değerlendirmesinin en somut girdisi budur.
2. Kaç kişi aynı anda programı kullanacak? Lisanslama ve donanım planı bu sayıya göre yapılır.
3. Mevcut verinizi taşıyacak mısınız? Cari ve stok kartlarının aktarımı çoğu zaman mümkündür; geçmiş hareketlerin tamamı için ise devir yöntemi tercih edilir.
4. e-Dönüşüm kapsamında mısınız? e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu varsa program seçimi ile e-dönüşüm geçişini aynı anda planlamak ciddi zaman kazandırır.
5. Kimler eğitim alacak? Yazılım projelerinin başarısızlık sebebi çoğu zaman yazılım değil, eğitimsiz kullanıcıdır. Her modül için en az bir “iç uzman” belirleyin.

Geçiş nasıl ilerliyor?

Bizde süreç dört adımda yürüyor: işletmenizi yerinde ziyaret ederek ihtiyaç ve modül tespiti, kurulum planı, kurulum ve veri aktarımı, ardından kullanıcı eğitimi. Sonrasında da destek ekibimiz devrede kalır.

Süreci hızlandıran en önemli hazırlık, geçişten önce cari ve stok listenizi temizlemektir. Mükerrer cari kartlar, kullanılmayan stok kodları ve eksik vergi numaraları yeni sisteme taşınmazsa, ilk aydan itibaren temiz bir veriyle çalışmaya başlarsınız.